Rekisteri

Skanska CDF Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

 

Rekisterinpitäjä

Skanska CDF Oy (myöhemmin ”Skanska” tai ”me”)

 

PL 114, 00101 HELSINKI
Nauvontie 18
00280 HELSINKI

yritysturvallisuus@skanska.fi

Rekisterin yhteyshenkilö

Kristiina Riima

PL 114, 00101 HELSINKI
Nauvontie 18
00280 HELSINKI
yritysturvallisuus@skanska.fi

Kuvaus käsittelytoiminnasta

 

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten ja mihin tarkoituksiin käsittelemme eri sidosryhmiemme sekä verkkosivustomme (www.toimitilat.skanska.fi) käyttäjien henkilötietoja. Löydät myös tietoa siitä, miten voit käyttää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi.

 

Henkilötietojen käsittelyllä viitataan kaikkiin Skanskan tai yhteistyökumppaniemme henkilötiedoille suorittamiin toimenpiteisiin, kuten keräämiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen.

 

Rekisterin tietoja käsitellään eri sidosryhmien kanssa tehtävän yhteistyön mahdollistamiseksi, sopimus-velvoitteiden toteuttamiseksi sekä asiakassuhteen hoitamiseksi.

 

Käsittelemme keräämiämme henkilötietoja myös markkinointitarkoituksiin ja mainonnan räätälöintiin, palautteen keräämiseksi sekä Skanskan liiketoiminnan ja kehittämiseen.

 

Luomme keräämiemme tietojen avulla profiileita, joiden avulla pyrimme markkinoimaan ja tarjoamaan paremmin asiakkaidemme tarpeita vastaavia tuotteita ja palveluita.

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

 

Skanska käyttää tämän yhteistyörekisterin sisältämiä tietoja:

• Skanskan ja eri sidosryhmien (vuokralaiset, sijoittaja-asiakkaat, yhteistyökumppanit, jäljempänä ”sidosryhmät”) välisten sopimusvelvoitteiden toteuttamiseksi sekä sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen
• Skanskan oikeutettujen etujen toteuttamiseksi
• Skanskan lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi
• Rekisteröidyn suostumuksen perusteella

 

Oikeutettu etu

 

Rekisterin tietojen käsittely perustuu Skanskan oikeutettuun etuun kehittää, markkinoida ja tarjota tuotteitaan ja palveluitaan sekä käsitellä sidosryhmiensä yhteyshenkilöiden, edustajien ja työntekijöiden tietoja seuraavien käsittelytoimenpiteiden osalta:

• Sidosryhmäsuhteiden hoitaminen ja niihin liittyvä markkinointi
• Asiakaspalautteen kerääminen
• Myytäviin ja vuokrattaviin tiloihin liittyvien korjaustoimenpiteiden koordinointi ja suorittaminen
• Skanskan liiketoiminnan, asiakaspalvelun, myynnin ja markkinoinnin kehittäminen sekä näihin liittyvä profilointi
• Verkkovierailuiden optimointi sekä räätälöity mainonta

 

Suostumus

 

Rekisterin tietojen käsittely perustuu erilliseen suostumukseen seuraavien käsittelytoimenpiteiden osalta:

• Sähköinen suoramarkkinointi
• Rekisteröidyn kuvaaminen ja kuvamateriaalin (valokuvat, videot, äänitallenteet) käyttö erillisen kuvaussopimuksen määrittämiin käyttötarkoituksiin

 

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus ilmoittamalla siitä rekisterin yhteyshenkilölle sähköpostitse tai suoramarkkinoinnin osalta markkinointiviesteissä olevan linkin kautta. Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää luottotietotarkistusmerkinnän poistamista tiedoistaan.

Henkilötietojen lähteet

 

Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään sekä sidosryhmien edustajilta. Tiettyjen tietojen kerääminen on välttämätöntä sopimusvelvoitteiden toteuttamiseksi, esim. sopimuksen laatimiseksi tai laskuttamiseksi. Sopimusta tai laskua ei voida tehdä ilman tarvittavia yhteystietoja.

 

Kaupparekisterin tietoja, kuten tietoja yritysten allekirjoitusoikeutetuista, saadaan Kaupparekisteristä, Asiakastieto Oy:stä, VastuuGroup Oy:stä ja muista vastaavista lähteistä.

 

Tietoja voidaan ostaa kolmansien osapuolten lainmukaisesti hallinnoimista rekistereistä, kerätä erilaisista kaupallisista tietolähteistä, asiakas- ja sidosryhmäyhteisöjen tiedotteista ja uutisista.

 

Verkkosivuillamme käytetään evästeitä erilaisten tietojen keräämiseen. Osa näistä tiedoista katsotaan henkilötiedoksi. Henkilötietojen keräämistä tapahtuu siten myös verkkosivujen / evästeiden välityksellä.

 

Lisätietoa verkkosivuillamme käytetyistä evästeistä löytyy sivulta https://www.toimitilat.skanska.fi/sivuston-kayttoehdot/

 

Markkinointitarkoituksiin ja/tai asiakaspalautteilla kerättävien tietojen antaminen ei ole pakollista ja rekisteröity voi antaa vain haluamansa tiedot.

Rekisteröityjen ryhmät

 

• Markkinointiasiakkaat
• Asiakkaat eli tässä yhteydessä vuokralaiset ja sijoittaja-asiakkaat
• Toimittajat ja yhteistyökumppanit (sekä yritysten nykyiset että aiemmat yhteyshenkilöt/edustajat ja työntekijät)
• Valtion ja kuntien edustajat, viranomaiset, kumppanit, median edustajat, poliittisissa tehtävissä toimivat tahot, oppilaitosten edustajat, järjestöt ja tutkimuslaitokset
• Verkkosivuston käyttäjät

 

Henkilötietojen ryhmät

 

Henkilötiedolla viitataan tietoon, joka on suoraan tai välillisesti yhdistettävissä rekisteröityyn yksilönä. Se voi olla nimi, kuva, yhteystiedot, käyttäytymishistoria verkkosivuilla, IP-osoite, rekisteröityminen uutiskirjepostitukseen jne.

 

Skanska tallentaa rekisteröidystä enintään seuraavat henkilötiedot:

• Suku- ja etunimet
• Edustettu yritys / työnantaja
• Asema (tehtävänimike) yrityksessä
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Kiinnostuksen kohteet (Toimitilahakuja koskevat tiedot)
• Uutiskirjeen ja/tai julkaisujen tilaustiedot sekä niihin ja muuhun viestintäämme reagoimista koskevat tiedot
• Suostumuksen perusteella tallennettu kuvamateriaali (valokuvat, videot, äänitallenteet)
• Verkkovierailuiden aikana syntyneet evästeet sekä IP-osoite ja verkkosivustomme käyttöä koskevat tiedot
• Muut rekisteröidyn itse Skanskalle toimittamat tiedot

 

Voimme myös yhdistää edellä mainittuja keräämiämme tietoja tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjä käyttötarkoituksia varten, kuten mainonnan räätälöimiseksi.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Tietojen siirrossa ja luovuttamisessa noudatetaan lakeja, asetuksia ja viranomaisen ohjeita.

 

Siirrosta, luovuttamisesta ja käsittelystä on sovittu asianmukaisin sopimuksin palveluntarjoajien kanssa.

 

Tietoja siirretään kolmansille osapuolille ja viranomaisille mm. sopimus- ja lakisääteisten velvollisuuksien toteuttamiseksi sekä asiakastyytyväisyyden mittaamista ja markkinointitoimien suorittamista varten sekä teknisten alustojen tukea ja ylläpitoa varten.

 

Skanska ei myy keräämänsä tietoa muille yrityksille tai kolmansille osapuolille.

 

Henkilötietojen kansainväliset siirrot ja luovutukset

 

Rekisterinpitäjä siirtää sidosryhmiensä henkilötietoja Skanska -konsernin sisällä myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen, konsernin sisäisen Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet sisältävän sopimuksen perusteella.

 

Tietoja siirretään säännöllisesti EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin Skanskan asiakastietojärjestelmän teknistä alustaa tarjoavalle yritykselle.

 

Siirroista on sovittu asianmukaisin sopimuksin. Henkilötietojen siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin mallilausekkeisiin.

 

Muilta kuin edellä mainituin osin, rekisterin tietojen säilytyspaikka on EU- ja ETA-alue

Rekisteröidyn oikeudet

 

Soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti henkilörekisterin rekisterinpitäjä on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä. Mikäli sinulla on kysymyksiä tai haluat käyttää mitään rekisteröidyn oikeuksiasi, pyydämme ottamaan yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.

 

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

• Tietää, että hänen tietojaan kerätään ja käsitellään sekä tietojen käyttötarkoitus
• Tietää mitä tietoa hänestä on kerätty ja kauanko niitä säilytetään
• Saada mahdolliset virheelliset tiedot oikaistuiksi
• Saada tietonsa halutessaan poistetuksi eli oikeus tulla unohdetuksi mikäli käsittelyperustetta henkilötiedolle ei ole
• Rajoittaa tietojensa käsittelyä tiettyihin tarkoituksiin
• Siirtää tietoja rekisteristä toiseen soveltuvin osin
• Vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointi- tai oikeutettuun etuun perustuviin tarkoituksiin
• Saada tieto rekisterinpitäjään kohdistuneesta tietoturvaloukkauksesta, jos tämä aiheuttaa korkean riskin hänen oikeuksilleen ja vapauksilleen
• Vaatia korvausta tietoturvaloukkauksesta hänelle aiheutuneista vahingoista
• Saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tietosuojaviranomaisten tarkasteltavaksi.

 

Tietoturva

 

Rekisteri on atk-pohjainen. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja kulunvalvonnalla suojatussa tilassa.

 

Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot on suojattu palomuurein, käyttäjätunnuksin, salasanoin ja muunlaisin teknisin turvakeinoin.

 

Tietojen käyttöoikeudet on määritelty ja rajattu. Tietojen tuhoaminen hoidetaan asianmukaisesti ja huolellisesti.

 

Henkilötietojen säilytysajat

 

Skanska säilyttää henkilötiedot lainsäädäntöä noudattaen.

 

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista tai määritetty tietosuojaselosteessa nimettyjen käsittelyn tarkoitusten kannalta.

 

Skanska säilyttää markkinointiviestien lähettämiseksi tarvittavia tietoja lähtökohtaisesti niin pitkään, kuin rekisteröity tilaa uutiskirjettä tai muuta sähköistä suoramarkkinointia.

 

Kuvamateriaalin säilytysaika on 5 v. kuvausajankohdasta.