Kauan eläköön hyvät toimistot

Kun nyt kerran tuli todistettua, että suuren osan toimistotyöstä voi tehdä hyvin, ellei jopa paremmin kotona, jäävätkö toimistot vääjäämättä historiaan?

Peggie Rothen mielestä ei, mutta nyt on suunnanmuutoksen paikka.

Rothe tietää mistä puhuu. Hän johtaa tutkimusta brittiläisellä Leesmanilla. Leesman on riippumaton toimija, joka tuottaa tutkimusta siitä, miten työympäristöt koetaan. Yrityksen Leesman Office -kyselyyn on vastannut kymmenen vuoden aikana jo yli 840 000 ihmistä ympäri maailman.

Pandemiavuonna 2020 kyselyyn vastasi 180 000 ihmistä ja siinä huomioitiin ensimmäistä kertaa myös koti etätyöympäristönä — eikä voittajasta ollut epäselvyyttä.

“Keskimääräinen koti, joka siis on suunniteltu vapaa-aikaa ja elämistä varten, tukee raporttimme perusteella työntekoa paremmin kuin keskimääräinen toimisto”, kertoo Rothe.

Hänen mukaansa nyt pitäisi hälytyskellojen soida. Miten tässä näin kävi?

Koti voittaa huonon toimiston

Viime vuoden aikana etätyöt iskostuivat osaksi arkea. Kun vielä edellisvuonna 2019 Leesman Officen vastaajista 50 % sanoi, ettei tee lainkaan töitä kotona, nyt suurimmalla osalla on kokemusta etätöistä. Kotona myös viihdytään. Valtaosa vastaajista haluaa tehdä myös jatkossa vähintään jonkin verran etätöitä.

Se ei kuitenkaan tarkoita, että koti olisi paras paikka työntekoon. Rothen mukaan tulos kertoo lähinnä siitä, että monessa toimistossa olisi syytä arvioida uudelleen työn tekemisen edellytyksiä.

“Datamme osoittaa selkeästi, että mitä mieluisampi on vastaajan toimisto, sitä vähemmän tahdotaan tehdä etätöitä. Ja, varsin luonnollisesti, jos toimisto on huono, ei ole mikään ihme, ettei sinne tahdota palata.”

Esimerkiksi huono akustiikka ja hälyinen ääniympäristö usein yhdistävät toimistoja, joihin ihmiset ovat kaikkein tyytymättömämpiä. Jokainen toimisto on kuitenkin erilainen ja siksi olisi hyvä lähteä rohkeasti kartoittamaan oman toimiston sudenkuoppia.

“Yritän sanoa organisaatioille, että nähkää tämä mahdollisuutena miettiä uudelleen miten ja missä töitä tehdään. Itseasiassa koko työntekijäkokemuksen konseptin pitäisi laajentua kaikkiin paikkoihin missä ihminen tekee töitä.”

Hyvinvointi houkuttelee toimistolle

Jokainen vuonna 2020 etätöitä tehnyt tuntee myös siihen liittyvät haasteet: kohtaamisten puute, väljähtävä suhde kollegoihin ja organisaatioon. Työn ja vapaa-ajan erottamisen hankaluus. Juuri nämä ovat toimistojen valtteja ja niitä tilkekohtia, joissa työkulttuuria luodaan ja ylläpidetään. Yksi tulevaisuuden toimistojen kilpailuvaltti tuleekin olemaan se, kuinka hyvin ne tukevat hyvinvointia.

“Ajattelen, että hyvinvointi, well-being, ei ole sairauksien tai stressin puutetta, vaan sitä että maksimoidaan oma olo, ollaan energisiä ja innostuneita. Ja siinä työympäristöllä on suuri rooli.”

Rothen mukaan hyvinvointia on katsottava kokonaisuutena. Organisaatio voi rohkaista ihmistä liikkumaan ja syömään hyvin, ja huolehtia, että sisäilmasto on terveellinen.
Työntekijän jaksamisen kivijalka on hänen mukaansa kuitenkin työn tekemisen sujuvuus.

“Eli se, että toimistolla on olemassa edellytykset tehdä erilaisia työtehtäviä hyvin. Kyllähän se lisää stressiä ja ärtyneisyyttä, jos ei ole tilaa palaverille tai ei pysty tekemään töitään vaikkapa hälyn takia.”

Rothe uskoo monitilaisuuteen. Se tarkoittaa että toimistossa otetaan huomioon erilaiset tehtävät aina ryhmätöistä alati lisääntyviin videopuheluihin. Parhaimmillaan osataan palvella myös erilaisia luonteita — toinen kun keskittyy kahvilamaisessa puheensorinassa ja toinen hiljaisessa huoneessa. Niiden lisäksi on oltava tiloja, joissa on tilaisuus kohdata.

Avotoimistot saavat Rothelta sekä risuja, että ruusuja, riippuen siitä miten ne on suunniteltu.

“Jos on pelkkää avotilaa ilman mitään paikkaa mihin mennä, lähtee työntekijä todennäköisemmin etsimään työrauhaa kotoa.”

Kun perusteet työnteolle on kunnossa, hyvinvointia lisätään panostamalla tiloihin, jossa kohdataan spontaanisti, rauhoitutaan tai inspiroidutaan. Takavuosina esiin nostettiin usein start-uppien toimistoja, joissa väliaikaviihdykettä löytyi biljardipöydästä liukumäkeen.

“Nuo ovat ehkä aika extreme-esimerkkejä, mutta ajatus on oikein siinä, että pelkästään työ ei aina houkuta tulemaan toimistolle. Ja jos leikkimielisyys on osa organisaation arvoja, niin kulttuuria voi rakentaa vähän erikoisemmilla ratkaisuilla. Usein kuitenkin riittää ihan tavallinen taukotila ja että kahvi on niin hyvää, että ihmiset tahtovat pitää yhdessä taukoja.”

Sujuvuus on tulevaisuuden valtti

Villeimmissä tulevaisuusskenaarioissa on maalattu kuvaa hubimaisista toimistoista, jonne ihmiset tulisivat pelkästään verkostoitumaan ja palaveeraamaan ja jättäisivät kaiken yksin tehtävän tai keskittymistä vaativan työn kotiin.

“En kyllä usko tuohonkaan”, sanoo Rothe. Hän epäilee, että ei yksinkertaisesti olisi realistista jakaa työviikkoaan sosiaalisiin päiviin ja niihin, jolloin pakertaa yksin kotona.

“Vaikka olisikin sellaisia toimistopäiviä, jotka ovat täynnä ryhmätyötä, luultavasti tarvitsee kuitenkin hetken ja tilan myös yksin tekemiseen. Juuri siksi monitilatoimisto palvelee parhaiten eri tarpeita.”

Leesman on kerännyt dataa työympäristökokemuksesta kymmenen vuoden ajan. Rothe nimeää ajalta yhden selkeän trendin. Työnantajat ovat jatkuvasti selkeästi kiinnostuneempia työympäristön kehittämisestä. Motivaatiota toimistojen parantamiseen siis löytyy, ja nyt on hyvä tilaisuus toimistojen ryhtiliikkeelle.

Miltä sitten näyttävät työpäivät 15 tai 20 vuoden päästä?

“Sujuvilta! Työ ja vapaa-aika integroituvat toisiinsa saumattomasti niin, että sitä voi helposti käydä vaikka lenkillä kesken päivän — jos niin tahtoo. Sujuvuus näkyy niin fyysisissä työympäristöissä kuin hiotuissa prosesseissa, eikä se ole vain harvojen edelläkävijäorganisaatioiden juttu kuten nyt, vaan arkea ihan kaikissa toimistoissa.”

Hyvinvoiva toimisto houkuttelee huipputekijöitä

“Ruotsissa on jo havaittu, että yritykset joutuvat todella kilpailemaan osaavista työntekijöistä ja tämä trendi vaikuttaa olevan tulossa Suomeenkin”, sanoo Skanska CDF Oy:n vuokraus- ja markkinointijohtaja Michael Ekström.

Yksi lähestymistapa vetovoimaisiin toimitiloihin on kansainvälinen WELL-hyvinvointisertifikaatti, jonka Skanska on ottanut käyttöön Suomessa M117-toimistotalossa. Se tarkoittaa esimerkiksi erityistä panostusta akustiikkaan ja sisäilmaan, sekä yhteisten tilojen laatuun ja määrään.

“Ei ole yhtä kattavaa tapaa tehdä asioita, vaan jokainen organisaatio tarvitsee oman- laisensa tavan. Meidän tehtävämme Skanskassa on toteuttaa niin joustavia, toimivia ja terveellisiä taloja, että ne taipuvat täyttämään eri tarpeet”, Ekström toteaa.